エクセルによる便利なネットツールです。 顧客管理などのためのデータベース機能を基本として、メール配信機能、さらにメールアドレス自動取得+ダイレクトメール(EメールDM)の一括送信によるWebマーケティング機能も備えています。 強力なメール配信機能は様々な用途に応用できます。 ネットショップ運営者などには必須の一つ三役の優物ツールです。

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2-1 メール配信機能―メール配信フォーム

2-2 『エクセルでEメール+』のメール配信機能―\メール配信フォーム

 エクセルのワークシート上に(顧客などの)データベースを作成し(1.データベース機能)、次にメールシナリオを登録しました(2-1 メール配信機能―\メールシナリオの設定)。

 あとは、メールを送信する(顧客)リストをワークシート上で選択ないしは抽出した上、[メール配信フォーム]を起動してメールシナリオを呼び出し、メールを配信するだけです。

特定配信と一括配信

 [メール配信フォーム]を起動させるには、専用ツールバーの[特定配信]コマンドボタンか、[一括配信]コマンドボタンのどちらかをクリックします。

 そこで、まず[特定配信]と[一括配信]との使い分けについてご説明します。

特定配信

 [特定配信]とは、シート上で選択されているリストに対して配信することをいいます。

 選択の仕方はセルを選択ないしは行を選択して行います。また、不連続のセルないし行を選択する場合には[ctrl]キーを押しながら選択し、連続したセルないし行を選択する場合には[shift]キーを押しながら選択します。

 なお、セルを選択する場合には、メールを配信したいメールアドレスが入力されている行であれば、どの列を選択しても構いません。

 そして、セルないし行を選択した上、[特定配信]コマンドボタンをクリックすると、選択されている相手を配信先として[メール配信フォーム]が起動します。

 下図は不連続のセルを選択した例ですが(わざとややっこしい選択の仕方をしていますが、こうした選択の仕方でもかまいません。)、この場合だと、1159行、1162行、1165行、1168行、1172行、1174行、1178行にある計7件に対してメールが配信されることになります。

 また、下図は連続した行を選択した例ですが、この場合ですと、1160行から1173行までの計14件に対してメールが配信されることになります。

 ちなみに、上の例(セルを不連続で選択している例)で[特定配信]コマンドボタンをクリックすると、次のように[メール配信フォーム]が起動します。

 [配信先]がちゃんと 1159行、1162行、1165行、1168行、1172行、1174行、1178行となっていることをご確認ください。

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一括配信

 [特定配信]がワークシート上で選択されている相手にメール配信を行うものであるのに対して、[一括配信]は、オートフィルタ機能を使って抽出されている全リストに対して、あるいは抽出を行っていない全リストに対してメール配信を行うものです。

 例えば、下図は全国規模のリストですが、都道府県を「長野県」に絞ってフィルタを設定したものです。この場合、[一括配信]ボタンをクリックすると、どのセルが選択されていてもオートフィルタ機能によって抽出された全データ(つまり、都道府県が長野県である全部のリスト)に対してメール配信がなされることになります。

 一般的に言えば、EメールDMをする場合などは[一括配信]する場合が多くなるかと思います。

[メール配信フォーム]の画面構成

 以下、[メール配信フォーム]の画面構成を簡単に解説します。直感的に分かりやすいフォームデザインとなっています。先にあげた[メール配信フォーム]の画像を再度掲載しておきます。

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[最小化][最大化]ボタン

 フォーム右上にある[最小化][最大化]ボタンです。

 [最小化]ボタンをクリックするとフォームは下図のように画面上部に折り畳まれた状態となります。

 ワークシートを参照しながら作業する場合にとても便利です。元に戻すには[最大化]ボタンをクリックしてください。

[メールシナリオ]コンボボックス

 フォーム最上部はメールシナリオを選択するためのコンボボックスとなっています。

 また、コンボボックスの左にある[設定フォーム]ボタンをクリックすると、[メールシナリオ設定]フォームを呼び出すことができます。

 登録しているシナリオを確認したい場合などにご利用下さい。

[配信先]テキストボックス

 先に述べたように、[配信先]テキストボックスには[特定配信][一括配信]に応じて選択ないしは抽出された配信先が自動的に表示されます。

 配信先は、[メール配信フォーム]からは変更できません。配信先を変更したい場合には、フォーム下部にある[キャンセル]ボタンをクリックして一度フォームを閉じてから再度選択ないしは抽出作業をやり直してください。

[送信元][件名][本文]テキストボックス
  [メールシナリオ]コンボボックスでメールシナリオを選択すると、シナリオに設定されている[ 送信元][件名][本文]が表示されます。\n

 [送信元][件名][本文]のいずれも[メール配信フォーム]上で一時的に変更することができます。

 本文の内容を少し変更して送信したい場合などに便利です。

 [参照]ボタンをクリックしてメール本文用のテキストファイル自体を一時的に変更することも可能です。

 [メール配信フォーム]上で直接本文を変更した後、[本文]テキストボックスの左にある[保存]ボタンをクリックすれば変更内容を保存することもできます。

 また、[編集]ボタンをクリックして使い慣れたエディタでメール本文のテキストファイルを編集することも可能です。編集後、テキストファイルを保存すれば、変更内容が保存されることになります。

 ただし、エディタでメール本文のテキストファイルを編集し保存した場合、[メール配信フォーム]上のメール本文を表示している箇所にはその変更が反映されません。変更を反映させるには、[再読込]ボタンをクリックしてください。

[添付ファイル]

 『エクセルでEメール+』は添付ファイルにも対応しています。

 ファイルをメールに添付する場合には、[追加]ボタンをクリックして添付ファイルを指定してください。

 また、添付ファイルを削除するには、削除する添付ファイルを選択した上、[削除]ボタンをクリックしてください。

 なお、添付ファイルに関するデータは設定ファイルには保存されません

[送信記録を保存する列][差込]

 [送信記録を保存する列][差込]の詳細については、2-1 メール配信機能―\メールシナリオの設定で述べたとおりです。

 これらは、[メール配信フォーム]上でワークシートにあるデータを確認しながら設定した方が便利です。その際、[最小化]ボタンを上手に使ってください。

 なお、[メール配信フォーム]上で一度設定すると、そのデータはメールシナリオに関連付けられて設定ファイルに保存されますので、次回からは設定の必要はありません(次回同じメールシナリオを呼び出すと、[送信記録を保存する列][差込]に関するデータも呼び出されます)。

[配信方式]

 フォーム下部にある[配信方式]で、初期設定において定めた配信方式(2.初期設定の仕方)を一時的に変更することができます。

[宛先表示名](BCC方式)

 [BCC方式]で配信する場合、配信先のアドレスは「宛先(To)」や「CC」でなく「BCC」にセットされます。この場合、「BCC」に指定したアドレスは相手どうしではアドレスが見られません。

 ただし、「宛先(To)」には自分のアドレスがセットされますが、このアドレスは、メールを受け取った全員から見られます。

 しかし、[宛先表示名]を特に指定すれば、この「宛先表示名」が受け取った全員から見られることになります。

 つまり、[宛先表示名]を指定することで、相手にBCC方式であることを意識させづらくする効果が期待できます。

  「宛先表示名」を追加したい場合には、[追加]ボタンをクリックすると、次のようなダイアログボックスが表示されますので、ダイアログボックス中のテキストボックスに「宛先表\示名」を入力してください。

 保存されてある「宛先表示名」を削除するには、[宛先表示名]コンボボックスで削除したい表\示名を選択した上、[削除]ボタンをクリックしてください。

[メール配信フォーム]を使ってメール配信する手順

 最後に、[メール配信フォーム]からメールを配信する手順をまとめてみます。

1.使用するメールシナリオを選択し、内容を確認します

 メールシナリオを選択すると、シナリオに設定された[送信元][件名][本文]や送信記録を保存する列・差込関係の情報(設定済の場合)が表示されます。

 内容を確認し、一時的に変更したい場合などはそれぞれの内容を修正してください。

2.配信方式を確認します

 配信方式は、初期設定において設定済ですが、メール配信時において一時的に変更することができます。

 特に、BCC方式でメール配信する場合には、[宛先表示名]を工夫してみてください。

 メールを配信する場合には[配信]ボタン、キャンセルする場合には[キャンセル]ボタンをクリックしてください。

送信結果について

 メール送信の結果(成功したか失敗したか)は、エクセルワークシート上のB列「成功」または「失敗」と表示されます。

 ただし、ここにいう「成功」は、あくまでお使いになっているパソコンから指定したSMTPサーバーへのメール送信の依頼が成功したことを意味し、配信先のメールサーバーが受信してくれるかどうか(中継エラーにならないか)という問題とは別問題であることにご注意ください。