エクセルによる便利なネットツールです。 顧客管理などのためのデータベース機能を基本として、メール配信機能、さらにメールアドレス自動取得+ダイレクトメール(EメールDM)の一括送信によるWebマーケティング機能も備えています。 強力なメール配信機能は様々な用途に応用できます。 ネットショップ運営者などには必須の一つ三役の優物ツールです。

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2-1 メール配信機能―メールシナリオの設定

2-1 『エクセルでEメール+』のメール配信機能―\メールシナリオの設定

メール配信手順の概観

 1.データベース機能では、エクセルのワークシートをデータベースとして利用する方法についてご説明しました。

 これからは、エクセルシート上にデータベースとして保存されているメールアドレスなどのデータをもとにメール配信する方法についてご説明します。

 メール配信は「メール配信フォーム」というフォーム上から簡単に行うことができますが、本ソフトでは、メール本文をはじめとする諸データをあらかじめメールシナリオとして登録しておき、メール配信する際には適宜必要なメールシナリオを呼び出して行うという形を取っています(メールシナリオを使わず新たにメールを作成してメール送信することも可能です)。

 したがって、『エクセルでEメール+』を使ってメール配信をする大きな手順の流れとしては、

  1. メールシナリオの登録
  2. メール配信フォームを起動し、必要なメールシナリオを呼び出してメール配信する

という流れになります。

 ここでは、メールシナリオの登録・設定法について解説します。

 メール配信フォームはエクセルシート上の顧客データベースと直結しているので、一度必要なメールシナリオを全部作っておきさえしておけば、あとは簡単にきめ細かにメール配信をすることができます。メールを送りたい人をエクセルシート上で選択したり抽出したりして、それをそのままボタン一つでメール配信できるというイメージです。

 また、メールシナリオといっても別段難しいものではなく、通常のメールを作成する作業とたいして違いはありません。ただ、シナリオとして一度登録しておくことで繰り返し使い回すことが可能となり、メール配信にかかる作業を著しく軽減することができます(メールソフト上でテンプレートを作成しておくよりも簡単にメール配信できます)。

メールシナリオの登録手順

 メールシナリオの登録は、[設定]フォームの[メールシナリオ設定]タブを選択して行います。

?新しいシナリオ名を追加します

 [メールシナリオ設定]フォームの一番上にあるテキストボックスに適当なシナリオ名を入力し、[↓シナリオ名追加↓]ボタンをクリックすることで、新しいシナリオ名が登録されます。

 [シナリオ一覧]リストボックスには、現在登録されているシナリオ名が表示されます。シナリオの順番の変更シナリオ名の変更シナリオの削除はリストボックスの左にあるボタンをクリックして行います。

?メール送信に必要なデータの設定

 次に、新しく登録されたシナリオに、送信元メールアドレス・表示名・件名・メール本文ファイルといったメール送信に必要なデータを設定します。

 それぞれ[送信元メールアドレス][表示名][件名][本文ファイル]テキストボックスに必要事項を入力していきますが、入力したあとはフォーム下部にある[設定]ボタンをクリックしてください。[設定]ボタンをクリックすることで入力した事項が設定ファイル(excelemail.ini)に保存されます。

[送信元メールアドレス]

 ご自分のメールアドレスを入力してください。

 このように送信元メールアドレスはシナリオ毎に行う仕様となっていますので、配信するメールによってメールアドレスを使い分けることができます。

[表示名]

 [表示名]とは、受信されたメールの[差出人]欄に表\示されるメール送信者の名前のことです。

 表示名の入力は必須ではありませんが、入力しない場合、送信元メールアドレスがそのまま表\示されることになります。

[件名]

 [件名]とは、受信されたメールの[件名]欄に表示されるメールの件名のことです。

[本文ファイル]

 メール本文の作成は[メール配信フォーム]上でもすることができますが、あらかじめメモ帳や使い慣れたエディターなどで作成・保存(テキストファイルとして保存します。なお、拡張子は "txt" となります)しておくと、一度作成したメール本文を使い回すことができ、便利です。

 なお、メール本文を作成する場合には、差し込み機能を利用することができます。例えば、名前の代わりに「%name」(全て半角小文字)としておけば、メール配信時に自動的に「%name」の箇所が名前に置き換わります。

 [本文ファイル]テキストボックスでは、メール本文が保存されているテキストファイルのパスを指定します。

 新しくメール本文を作成する場合には、[新規]ボタンをクリックしてください。本ソフトをお使いのPC環境でテキストファイルに関連付けられたアプリケーション(メモ帳など)が開きますので、メール本文を作成した上、適当なフォルダに保存してください。

 メール本文用のテキストファイルはすでに作成しているが、手直ししたい場合には[編集]ボタンをクリックしてください。[本文ファイル]テキストボックスに表示されているテキストファイルが開きますので、編集を行うことができます。

 すでに、メール本文用に作成したテキストファイルがあるか、あるいは[新規]ないしは[編集]ボタンをクリックして今回新しくメール本文用にテキストファイルを作成した場合には、[参照]ボタンをクリックして該当テキストファイルを指定してください。

 なお、『エクセルでEメール+』で使用するメール本文が書かれてあるテキストファイルを保存するための専用フォルダを作成しておくと便利です。

?差込(メール本文の置換)

 差し込み機能を利用する場合、「%name」などの文字列をエクセルシート上のどの列のデータと置き換えるかを指定します。

※ただし、差込の指定は「メール配信フォーム」上でもできます。実際に差込機能を利用する場合には、「メール配信フォーム」上で指定した方が、データが保存されているワークシートを確かめながら作業できるので便利です。

 1.データベース機能で述べましたが、エクセルシート上のA列B列C列は本ソフトが専用的に使用しますが、D列以降はユーザーが自由に使用することができます。

 そこで、例えば、D列に顧客の氏名を保存している場合に、本ソフトの差込機能\を利用してメール本文に氏名を差し込むには(メール本文には「「%name 様」などと書かれているものとします)、[名前(%name)を(コンボボックス)列と置換する]とあるコンボボックスで「D」を選択します。

 また、[送信記録を保存する列]というものもありますが、これは例えば、既存顧客に対し、定期的なメールを配信している場合の送信記録、あるいは、新規顧客に対するEメールDMの送信記録を保存していく場合などに使用します。

 [送信記録を保存する列]を指定した場合には、メール配信をした場合に、指定された列に「日付+メールの件名(メール本文のテキストファイルへのリンク付)」という形式で保存されます。

その他

[設定ファイルを開く]

 以上のようにメールシナリオに関する設定は[メールシナリオ設定]フォーム上で全て行うことができ、ここで設定された内容はすべて設定ファイル(excelemail.ini)に保存されます。

 しかし、場合によっては直接設定ファイルを書き換えた方が早いということもあります。この場合には、フォーム右下にある[設定ファイルを開く]ボタンをクリックすると、設定ファイル(excelemail.ini)が開きますので、直接編集してください(ただし、ある程度PC操作に自信のある人だけ設定ファイルを直接いじってください)。