エクセルによる便利なネットツールです。 顧客管理などのためのデータベース機能を基本として、メール配信機能、さらにメールアドレス自動取得+ダイレクトメール(EメールDM)の一括送信によるWebマーケティング機能も備えています。 強力なメール配信機能は様々な用途に応用できます。 ネットショップ運営者などには必須の一つ三役の優物ツールです。

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1.データベース機能

1.『エクセルでEメール+』のデータベース機能

 『エクセルでEメール+』には、データベースの難しい理屈は分からなくてもエクセルをデータベースとして活用するための、私の長年のITコンサルティングの経験から厳選した実践的な機能が搭載されています。

 本ソフトを使ってメール配信するには、そのためのメールアドレスのリスト(データベース)が必要となってまいりますが、ここではメールアドレスリストのデータベース的な管理の仕方についてご説明します。

※本ソフトのバージョンの違いにより、一部表\示が異なっている場合もあります。

 なお、リストをデータベース的に管理するにあたっては、エクセルの機能も最大限に生かすことができます。

 このうち是非使いこなして頂きたい機能は、オートフィルタ並べ替えグループ化の3つです。特に、エクセルをデータベースとして利用するにあたっては、オートフィルタ、並べ替えの2つの機能を活用することは必須となります。

データベースの一番基本的な知識―タイトル行とデータ行

タイトル行とデータ行との区別
 それではまず、データベースの一番基本的な知識を押さえておきましょう。それは、エクセルをデータベースとして使用する場合、ワークシートの1行目タイトル行にし、データ2行目以降に入力しなければならないということです(逆に言えば、原則としてタイトル行とデータ行以外は入力してはいけません。)。

 例えば、ワークシートの1行目には「メールアドレス」「氏名」「住所」「電話番号」…などタイトル(データベース用語で言えばフィールド名)を入力します。

 そして、2行目以降には「****@yahoo.co.jp」「山田太郎」「東京都千代田区…」「03(***)****」といった具合にデータ行(データベース用語で言えばレコード)を入力していきます。

 この規則さえ守って頂ければ、あとはご自由にシートを設計して頂けます。お使いになる方の事情に応じてシートを自由に活用できるという点も本ソフトの特色の一つです。

※ただし、後述するように、A列、B列、C列は本ソフトが専用的に使用します。

データベースとして利用するワークシートを作成します

 そこで、メールアドレスのリストをデータベース的に管理するためのワークシートを最初に作成します。

 メールアドレスのリストを管理するための新規または既存のエクセルファイルを開いてください。

 次に本ソフトの専用ツールバーの一番左に[DB作成]というコマンドボタンがありますので、これをクリックしてください。

『エクセルでEメール+』のデータベース用ワークシート作成コマンドボタン

 すると、次のようなメッセージが表示されますので、[はい]ボタンをクリックしてください。

 1行目(タイトル行)に[重複][結果][メールアドレス]と入力済の次のような新しいシートが挿入されます。

 この[重複][結果][メールアドレス]の3つの項目だけは本ソフトが専用的に使用する項目(フィールド)です。いわばシステムが予約したフィールドとお考えください。したがって、この3つの列は絶対に削除したり、移動したりしないください

 D列以降は、例えば「氏名」「住所」「電話番号」など顧客の基本データを入力するために使ったり、メール送信の履歴(あるいは、EメールDMによる営業履歴)などのデータを入力するためにご自由に利用して頂けます。

※なお、このD列以降の顧客基本データ(氏名など)などを使って、メール本文への差し込みを行うことができます。

 この際、システムが予約しているデータ(重複、結果、メールアドレスの3項目)、顧客の基本データ、送信(営業)履歴データなどデータの性格毎に色分けすると使いやすいかもしれません。

 例えば、私は次のように色分けして本ソフトを使用しています。

エクセルをデータベースとして活用するのに特に便利な機能

 今ご説明した専用ツールバーの一番左にあるコマンドボタン[DB作成]からコマンドボタン[CSV]までは、データベースに関連したコマンドボタン群です。

 ここでは、そのうち普段よくご使用することになると思われる機能についてだけピックアップして解説します。

[新規行]コマンドボタン

 [新規行]コマンドボタンをクリックすることで、現在カーソルの位置がどこにあっても、データ最終行の次の行(つまり、新規行・新規レコード)に移動できます。

[件数]コマンドボタン

 エクセルのオートフィルタ機能はデータの抽出を行うのに非常に便利な機能\ですが、同機能を使って抽出されたデータ件数は調べるには少々手間がかかります。

 この点、[件数]コマンドを使うことで、抽出されたデータ件数を簡単に調べることができます。

 もちろん、抽出されたデータに限らず、現在表示されているデータの件数を調べることができます。

[初期化]コマンドボタン

 この機能もエクセルのオートフィルタ機能\に関するものです。

 オートフィルタ機能を使って一つないし複数の条件を設定した場合、条件を一つ一つ元に戻す(フィルタ条件を解除する)のは結構\面倒です。しかも、エクセル上ではどのフィルタ条件をかけているのか一応画面上では分かるようになっていますが、これはよく見ないと判別しづらいものです。

  そこで、 [初期化]コマンドを使うことで、すべてのフィルタ条件を解除することができます。

[検索]コマンドボタン

 もちろんエクセルにも検索機能は備わっていますが、検索はシート単位でしか行われません。

 これに対し、本ソフトの[検索]コマンドボタンは全シートを対象に検索するので便利です。

 [検索]コマンドボタンをクリックすると上のような[全シート検索]ダイアログボックスが表示されますので、[検索文字列]テキストボックスに検索する文字を入力して、[検索]ボタンをクリックしてください。

 検索結果が複数見つかった場合には、[検索]ボタンをクリックし続けると順次当該検索文字が含まれるセルに移動していきますが、[全シート検索]ダイアログボックスの下部にある[検索結果一覧]に表示されている検索結果をクリックして当該検索文字が含まれるセルに移動することもできます。

[空白行]コマンドボタン

 エクセルをデータベースとして活用する上でネックとなるのが、空白データと次の重複データの取扱いです。

 アクセスAccess)など本来のデータベースソフトを使うのであれば、原則として空白データや重複データは認められず、簡単にこうしたデータが生じないようにすることができます。

 しかし、エクセルは本来表計算ソ\フトであって、データベースソフトではないので、空白行等をチェックする機能\はありません。

 この点、[空白行]コマンドを使用することで、事後的ですが、空白行を探し出し、自動的に削除できます。

 ただし、一つの行のどの列にもデータが入力されていない行をもって空白行と判断していますので、一項目でもデータが入力されていれば、削除はされませんのでご注意ください。

[重複行]コマンドボタン

 空白データと並び、重複データの取扱いもやっかいなところです。

 [重複行]コマンドの使い方について解説する前に、データベース理論における「重複」の意味についてまず簡単に説明しておきます。

 データベースには「主キー」という基本概念があります。主キーとは、データのある1行(データベース用語で言えばレコード)を特定するために必要な情報のことです。

 難しく思えるかもしれませんが、ここでは単純に重複してはいけないデータ項目くらいの意味で捉えておけば必要十分です。

 重複してはいけないデータなので、例えば、メールアドレスや電話番号、FAX番号などは主キーとなり得ますが、氏名は主キーとはなり得ません(同姓同名の人がいる可能性があるので)。

 本ソフトでは、エクセルのC列、つまりメールアドレスを主キーとしています。つまり、メールアドレスが重複していれば、重複データと判断しています。

 なお、エクセルで重複データを排除するにはいくつか方法があります。そもそも重複データを事前に入力できないようにすることも可能なのですが、完全に重複データの入力を防ぐことはできません。

 そこで、『エクセルでEメール+』では、空白行チェックの場合と同様、事後的に重複行をチェックする方法を採用しています。

 そして、事後的な重複行のチェックの仕方として、さらに、重複行を自動的に削除する方式と自分の目でデータを確かめながら一つ一つマニュアルでデータを削除する方式2つの方式を用意してあります。

 [重複行]コマンドボタンをクリックしてください。次のようなダイアログボックスが表示されます。

 このダイアログボックスでマニュアルで削除するか、自動で削除するかを選択できます。

 [自動削除]を選択した上、[OK]ボクリックすると、C列、すなわちメールアドレスが重複する行が自動的に削除され便利なのですが、この場合、削除されるのは現在の表示状態で後(下)にあるデータ行の方なのでくれぐれもご注意ください。一度削除したデータは元には戻せません。

 これに対し、[マニュアル削除]を選択した上、[OK]ボクリックすると、さらに次のようなダイアログボックスが表示されますので、[はい]ボタンをクリックしてください。

 そうすると、重複する行についてはA列に「重複」と表示されます。そして、一つ一つ自分の目で確認しながら、重複行を削除していくことになります。

 なお、[マニュアル削除]を実行した場合には、メールアドレスをキーにしたアルファベット順(昇順)のデータの並べ替えも同時に行われますので、ご注意ください。

 以上のように、マニュアル削除と自動削除とでは各々一長一短がありますので、状況に応じて使い分けてください。

[CSV]コマンドボタン

 CSVファイルとは、一番汎用的なデータベースのファイル形式(単純なテキストファイルですが、拡張子は"csv"となります)です。

 色々なデータベースソフトがありますが、すべてのデータベースで共通に利用できる、古くからあるファイル形式です。

 つまり、データベース上のデータをCSVファイル形式のデータとすることで、異なるデータベースソフト間でデータのやり取りが可能\となるわけです。

 もちろん、エクセルでもCSVファイル形式をサポートしています。データベースとしてのエクセル上のデータをCSVファイルに変換(エクスポートと呼ばれることもあります)することができるわけです。

 ただ、オートフィルタ機能を使って抽出されてているデータだけをCSVファイルとしてエクスポートしようとすると、少々手間がかかります。

 この点、[CSV]コマンドを利用すれば、抽出されたデータであっても手軽にCSVファイルとしてデータをエクスポートすることができます。

 [CSV]コマンドボタンをクリックしてください。次のようなダイアログボックスが表示されます。

 ダイアログボックス上に注意書きされているように、拡張子は付けず、ファイル名だけを入力してください。デスクトップ上にCSVファイルが自動生成されます。