エクセルによる便利なネットツールです。 顧客管理などのためのデータベース機能を基本として、メール配信機能、さらにメールアドレス自動取得+ダイレクトメール(EメールDM)の一括送信によるWebマーケティング機能も備えています。 強力なメール配信機能は様々な用途に応用できます。 ネットショップ運営者などには必須の一つ三役の優物ツールです。

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2.初期設定の仕方

『エクセルでEメール+』の初期設定の仕方

 『エクセルでEメール+』のインストール作業が完了したら、次に初期設定をする必要があります。

 設定には[基本設定]と[メールシナリオ設定]とがありますが、ここでは[基本設定]についてだけ解説します。

 [メールシナリオ設定]は、実際にメールを配信する場合にあらかじめメール件名やメール本文を登録しておくための設定で、設定の仕方については 2-1 メール配信機能―\メールシナリオの設定で解説しています。

※メール配信は最近ますます規制が強化されており、大量のメールを配信するためには、こうした規制に関する基本知識が不可欠です。むやみにメール配信すると、大変危険です。本ページではこの辺の事情も簡単に説明してありますので、是非ご一読をお勧めします。

 なお、メールサーバーに関する情報(アカウント(ユーザー名)、パスワード、メールサーバー名)が必要となりますので、プロバイダのメールサーバーやレンタルメールサーバを利用してメール配信を行う場合には、お手元にプロバイダなどから送られてきている書類をご用意ください。

 解説は長くなっていますが、以下の解説をよくお読みになって一つ一つ設定していけば必ずできますので、ご安心下さい

『エクセルでEメール+』の初期設定の手順

1.専用ツールバーから[設定]ボタンをクリックしてください

 エクセルファイルを起動すると(本ソフト excelemail.xla 自体ではありません)、専用のツールバーが表示されているはずです。

『エクセルでEメール+』の専用ツールバー

 そして、専用ツールバーの右端の方にある[設定]ボタンをクリックしてください。

 表示されていない場合は、まだアドイン登録ができていないということなので、次のページを参照して、まずアドイン登録を済ませてください。

  1.『エクセルでEメール+』のインストールの仕方

2.設定用のフォームが開きますので、このフォームで設定を行います

 [設定]ボタンをクリックすると、次のような設定用のフォームが開きますので、このフォームで設定を行います([基本設定]タブを選択しておいてください)。

 なお、各設定事項を入力後は、最後に必ずフォーム下にある[設定]ボタンをクリックしてください。

 [設定]ボタンをクリックすることで入力した事項が設定ファイル(excelemail.ini)に保存されます([電子メールアカウント名]を追加・変更等した場合だけは、[設定]ボタンをクリックしなくても自動的に設定ファイルに保存されます)

『エクセルでEメール+』の設定フォーム

電子メールアカウント関係の設定について

 まずは、電子メールアカウント関係の設定についてですが、Ver1.10.00 から複数のメールサーバー・複数のメールアカウントを登録し、メール配信時に切り替えて使用できる仕様になりました。

 設定の流れとしては、まず[電子メールアカウント名](あとで自分で見分けがつくように任意につけてください)を追加し、その一つ一つの[電子メールアカウント名]に対し、[メールアドレス]や[SMTPサーバー]、そして認証方式などを設定していくという流れです。

電子メールアカウント名

 まず、[電子メールアカウント名]コンボボックスの左にある[追加]ボタンをクリックして新しい電子メールアカウント名を登録してください。

 電子メールアカウント名を削除する場合には[削除]ボタン電子メールアカウント名を変更する場合(名称を変更する場合)は[変更]ボタンをクリックして行ってください。

 ただし、電子メールアカウント名を削除した場合には、その電子メールアカウント名の下で登録されているメールアドレスやSMTPサーバー、認証方式に関する設定情報も一緒に削除されるのでご注意ください。

 複数の電子メールアカウント名を登録した場合には[既定]ボタンをクリックすれば、[電子メールアカウント名]コンボボックスで選択されている電子メールアカウント名が既定の電子メールアカウントとなります(既定の電子メールアカウントはメール配信フォームからメールを配信する場合に使われます。なお、同フォーム上で一時的に使用するメールアカウントを変更することもできます)。

メールアドレス

 使用するメールアドレスを入力をします。

SMTPサーバー
プロバイダのメールサーバーを利用する場合(通常の場合)
 文字通りSMTPサーバーを指定する箇所ですが、難しく感じられるかもしれません。

 しかし、おそれることはありません。メールをお使いの方であれば、メールソフトで必ず一度はSMTPサーバーの指定をしているからです。

 SMTPサーバーとは電子メールを送信するためのサーバーのことですが、専門的な理解は不要です。

 自宅ないしは自社でメールサーバーを運用しているのでない限り(つまり、ほとんどの方は)、ご使用になっているメールソフトで指定しているものと同じSMTPサーバーを指定してください。

※ただし、プロバイダのSMTPサーバーを使用して大量のメール送信をするには細心の注意が必要です。


 なお、参考のため、ここで、メールソフトの設定を調べる方法をご案内します(メールサーバーの設定についてはプロバイダから書類をもらっているはずなので、これをご用意できる方はその書類で確認した方が早いです。)。

※ただし、メールソフトの設定を調べても、パスワードは[******]で表示されるため、分かりません。プロバイダよりもらっている書類を確認した方が確実です。

 ここでは、「Outlook」を例にとってご説明します。

 まず、下図のようにメニューから[ツール]―[電子メールアカウント]をクリックします。

 すると、 次のようなウィザードが開始されるので、[既存の電子メールアカウントの表示と変更]にチェックを入れた上、[次へ]ボタンをクリックしてください。

 すると、今度は次のような[電子メールアカウント]ダイアログボックスが開きますので、有効なアカウントを指定した上、右側にあるボタンのうち[変更]ボタンをクリックしてください。

 すると(「すると」ばかりで申し訳ありませんが)、次のような[インターネット電子メールの設定(POP3)]ダイアログボックスが開きます

 上のダイアログボックスの右側にある[サーバー情報]―[送信メールサーバ(SMTP)]という箇所に書かれてある設定が、SMTPサーバー名です。

 例えば、Yahoo!をご利用になっている場合には、「smtp.mail.yahoo.co.jp」という具合に設定されているはずです。

 この部分をコピペして本ソフトの[SMTPサーバー]の箇所に貼\り付けてやりましょう。

 また、ダイアログボックス左側にある[メールサーバーへのログオン情報]の[アカウント名]と[パスワード]が、本ソフトでいうところの(POPサーバーの)[アカウント]と[パスワード]に相当します。

自前のメールサーバーを利用する場合

 自前のメールサーバーをご利用になる場合には、サーバー名あるいはIPアドレスのいずれかを入力します。

 本ソフトはメール送信のためBASP21という外部コンポーネントを使用しております。したがって、SMTPサーバー名の指定はBASP21の使用法に従うことになりますが、次の形式で指定します。

[host.domain/]server[:port[:timeout]]
host.domain - BASP21 が動作しているホスト名とドメイン名。省略できます。指定したほうが処理が早くなります。
server - サーバー名か IPアドレス。
port - ポート番号。省略すると25。
timeout - タイムアウト(秒)。省略すると120。 

 例えば、次のように指定します。

"host.who.com/k-solution:25:100"
' ドメイン名 + SMTP サーバマシン名 ' + PORT + TIMEOUT

 ただし、昨今の迷惑メール送信規制強化の中、動的IPアドレスから配信されたメールをシャットアウトするプロバイダも現れてきましたので(Inbound port 25 blocking と呼ばれています)、ご注意ください。

 なお、この辺の詳細につきましては、メールサーバーとのつきあい方(大量メール配信のコツ)も参照してください。

メールサーバー認証関係の設定について
認証を行う

 認証を行うことは必須ではないのですが、認証を行っていないと、中継エラー(送信エラーの一種)が多発すると思います。[認証を行う]にはチェックを入れることをお勧めします。

 特に、送信エラーが多発する場合には、サーバー認証を行うようにしてください。

 なお、中継エラーとは、各PCから直接のSMTPサーバーに対するメール送信の依頼は成功しても、このSMTPサーバーから最終受信先のメールサーバーへのメール送信が失敗することです。認証を得ていないメール送信は受け付けないという設定をしているプロバイダが増えてきたということです(今後も増える可能性が大でしょう)。

POP Before SMTP 方式と SMTP AUTH 方式

 サーバー認証には、POP Before SMTP 方式と SMTP AUTH 方式という2つの方式があります。

 Outlook Express ・Microsoft Outlook 2003,2002,2000,98,97 ・Netscape Messenger ・Eudora Pro ・PostPet V3,2001 ・Becky! など主なメールソフトは、POP Before SMTP 方式対応で、特に設定を変更しなければ、この方式で認証をしています。

 したがって、通常は、[POP Before SMTP 方式]にチェックを入れ、[POPサーバー][アカウント][パスワード]を入力してください。

 入力は、先に述べたメールソフトなどでの設定やプロバイダからもらっている書類を参照しながら行います。ただし、必ずしも同じ名称が使われているわけではないのでご注意ください。例えば、本ソフトで言う[アカウント]はプロバイダによっては[ユーザー名]などとも呼ばれています。

 [SMTP AUTH 方式]にする場合、ほとんどの場合、アカウントとパスワードは、POPサーバーのアカウントとパスワードと同じです(やはり、プロバイダの書類を確認してください)。

Outbound port 25 blocking 対策を行う

 ご利用のプロバイダのメールサーバーをそのまま利用する場合には、この項目にはチェックを入れないでください!

 Outbound port 25 blocking とは、簡単に言えば、プロバイダの会員のコンピュータがプロバイダが提供するメールサーバー以外のメールサーバーを利用することを禁止することです。

 スパムメールを撲滅することを目的としています。

 この Outbound port 25 blocking を採用するプロバイダは増えてきています。例えば、Yahoo、BIGLOBE、ニフティ、ぷらら、So-netなどがOutbound port 25 blocking を採用しています。

 しかし、Outbound port 25 blocking を採用すると、例えば、BIGLOBEの会員はYahoo!メールなど他のプロバイダのメールまでも使用できないことになり、不便です。

 Outbound port 25 blocking のそもそもの趣旨は、身元不詳のメールサーバーの利用を禁止するという点にあるので、身元確かな他のプロバイダのメールサーバーの利用まで禁止する必要はないからです。

 そこで、他のプロバイダのメールを利用する場合には、サーバーのポート番号を通常の[25]から[587]へと変更することで、これが可能となるよう抜け道が作られています。

 本ソフトでも[Outbound port 25 blocking 対策を行う]にチェックを入れることにより、サーバーのポート番号を通常の[25]から[587]へと変更することができます。

メール配信方式

 『エクセルでEメール+』では、メール送信方式として現在のところ、通常方式とBCC方式の2つを用意してあります。

 なお、送信方式は、基本設定であらかじめ設定しておきますが、実際にメール配信する場合に送信方式を一時的に切り替えることができます。

※あと、大量のメールを高速に配信するために、いったん送信メールを貯め込んでおいて、SMTPサーバへ1回だけ接続し、まとめてメール送信する方式もサポートしていましたが、スパムメール規制強化という環境の変化に鑑み、この機能は取り外しました。仮に、この方式によっても、プロバイダはSMTPサーバへの1回の接続で配信できるメール数は厳しく制限しています(Yahoo!メールの場合は25通)。

通常方式

 通常方式とは、複数の宛先にメールを送信する場合、1通ずつ個別に送信する方式のことです。初期設定では、通常方式が選ばれています。

 しかし、多くのプロバイダでは、内容の如何や送信先が特定の場合と不特定の場合であるとを問わず、短時間に大量のメールを送信することは禁止されています。

 しかも、プロバイダはどのくらいの「短時間」「大量」のメールが禁止されるのかについては情報を公開していません

※プロバイダが情報を公開していないため、正確なことは申し上げられませんが、複数の宛先にメール配信するには、BCC方式の方が安全かもしれません。

 ただ、私の個人的経験ですが、ここにいう「大量」とは別に何千通、何万通という単位を意味するのではなく、数十通単位の同時送信でも1日のうちに何度か繰り返すと、「短時間の間に大量のメールを送信」するに該当するとみなされる可能性が高いようです。

 このように昨今の迷惑メール規制の中で、短時間内で大量にメールを送信することは大変危険な行為であることを十分にご認識下さい。 プロバイダにより、違反行為と判断されると、そのメールアドレスでの送信ができなくなります。メール配信は各自の責任の上、くれぐれもご注意して行ってください。

1通毎のメールの送信間隔

 1通ずつ個別に送信する通常方式の場合の送信間隔を指定します。

 例えば、送信間隔を10秒に指定した場合、Aという宛先に送信後、10秒間待機した上、次のBという宛先に送信します。

 プログラム的には送信間隔は0秒でまったく構わないのですが、昨今の迷惑メール規制強化はすさまじいものがありますので、その対応策の一環として送信間隔はできる限り長めに取った方が安全でしょう。

 初期設定では10秒となっていますが、もっと長くした方が安全です。私は20秒以上の間隔を置くようにしており、急ぐ場合にはメール配信時に一時的にBCC方式に切り替えてメール配信をしています(プロバイダによりますが、YahooではBCC方式で一度に最大80通ほどまでは送れるようです)。

 ただ、各自の環境に応じて、様子を見ながら送信間隔を短くしても大丈夫なようであれば、設定を短くしていってください。

保存用として自分にも送信する

 BCC方式では「宛先」は自分にして送信しますが、通常方式でも、このオプションにチェックを入れることで、自分宛にも送信することができます。

 本ソフトでも送信履歴(いつ、どういう件名のメールを送ったか)は保存することはできますが、保存用として自分にも送信することで、実際に送信されたメール自体も保存することができるようになります。

 初期設定では、保存用として自分にも送信するようになっています。

BCC方式

 BCC方式とは、複数の宛先にメールを送信する場合、「宛先(To)」や「CC」でなく「BCC」に全員のアドレスを入力して、「宛先」は自分にして送る方式のことです。

 「宛先(To)」や「CC」に指定したアドレスは、受け取った全員から見られますが、「BCC」に指定したアドレスは相手どうしではアドレスが見られません。

 BCCとはブラインドカーボンコピー(Blind Carbon Copy)の略で、多くの人へ同時にメール配信する場合に昔からよく取られていた方法です。

メールアドレス取得待機時間(メールアドレス自動取得関係)

 [メールアドレス取得待機時間]とは、Webページからメールアドレスを自動的に取得する際、メールアドレス取得のために費やす時間のことです。この時間を短くすればするほど、処理時間は早まりますが、その分メールアドレスを取得できない可能性が高まります。

 逆にこの時間を長くすれば、メールアドレスを取得できる可能性は高まりますが、処理時間は長くなります。

 通常は変更の必要はないとは思いますが、メールアドレスを取得できない場合が目立つときなどは、処理時間を長くしてみてください。

 私の環境では、500ミリ秒の設定で大丈夫なのですが、初期設定では1000ミリ秒としています。